¿Cuánto tiempo hay que conservar los contratos firmados electrónicamente en España?
Pregunta: ¿Cuánto tiempo tiene una empresa que conservar los contratos firmados electrónicamente?
¿Cuánto tiempo hay que conservar los contratos firmados electrónicamente?
Respuesta corta: en España, la regla general para la conservación de documentos mercantiles es 6 años (art. 30 del Código de Comercio), 4 años para los documentos contables/fiscales (Ley General Tributaria) y 5 años como plazo general de acciones personales (art. 1964 Código Civil). La obligación es del empresario, no del proveedor de firma electrónica.
Una de las dudas más comunes entre pymes es cuánto tiempo conservar los contratos firmados y quién es responsable de guardarlos. Lo aclaramos.
Los plazos legales clave en España
| Norma | Plazo | ¿Qué alcanza? |
|---|---|---|
| Código de Comercio (art. 30) | 6 años | Libros, correspondencia, documentación y justificantes mercantiles |
| Ley General Tributaria | 4 años | Documentos contables y fiscales (el plazo para no prescribir) |
| Código Civil (art. 1964) | 5 años | Plazo general de acciones personales |
| Ley 10/2010 (blanqueo) | 10 años | Solo para sujetos obligados |
| RGPD (art. 5.1.e) | El tiempo necesario | Limitación del plazo de conservación de datos personales |
💡 Regla práctica: guarda lo mercantil 6 años y lo fiscal 4 años desde el cierre del ejercicio. Para datos personales, no conserves más de lo necesario.
¿De quién es la responsabilidad de conservar?
De tu empresa (el empresario/responsable del tratamiento). La ley obliga a ti, no a tu proveedor de firma electrónica.
Un proveedor de firma electrónica no cualificado no tiene obligación legal de custodiar tus documentos tras tu baja. De hecho, conservarlos indefinidamente sin base legal podría ser un riesgo RGPD. Por eso:
- Mientras tengas cuenta activa: tu proveedor conserva los documentos firmados.
- Al darte de baja: dispones de un plazo (normalmente 90 días) para exportarlo todo y guardarlo tú.
- Si necesitas custodia a largo plazo: contrata un servicio de custodia/archivo probatorio (por ejemplo 10 años), que es un servicio adicional.
¿Cómo conservar los documentos firmados correctamente?
- Exporta en PDF firmado, no solo la copia editable.
- Guarda también el registro de auditoría (timestamps, IP, verificaciones).
- Mantén una copia de seguridad en un segundo soporte.
- Etiqueta por año/ejercicio fiscal para localizar a tiempo.
Almacenamiento: el coste que debes prever
Documentos muy pesados (escaneos, PDFs con imágenes) consumen espacio. Los planes de firma electrónica suelen incluir un límite de almacenamiento por plan. En Firmaris, por ejemplo, cada plan tiene un tope de GB y un tamaño máximo por documento para evitar abusos, sin coste extra por sobre (si te quedas sin espacio, subes de plan o exportas y liberas).
Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Cuántos años hay que guardar una factura? Al menos 4 (fiscal) y hasta 6 (mercantil).
- ¿Puedo destruir un contrato a los 6 años? Salvo litigio en curso o norma sectorial específica, en general sí.
- ¿Y si tengo clientes o empleados en el extranjero/UE? Se aplican las reglas del Estado de residencia y el RGPD si hay datos personales.
- ¿Quién responde si mi proveedor borra mis documentos? Tú, si no los has exportado. Exporta antes de la baja.
¿Tu proveedor te deja exportar todo antes de darte de baja? En Firmaris puedes descargar tus documentos firmados y registros de auditoría cuando quieras. [Ver precios y planes →]
Firmaris es un producto de Cuidum Tech S.L.